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会社設立の挨拶状の書き方とは?誰に送ればいい?

公開日:2019/05/01  最終更新日:2019/04/10
    

 

会社を設立したら関係者へ挨拶状を送って報告をします。挨拶状は案内状とも呼ばれ、適切に作成することで会社を効率的に宣伝できます。

そこで会社設立の挨拶状に何を書けば良いか、また誰に送れば良いかをご紹介します。

 

 

 

本文中で必ず記載したほうが良いこと

ビジネスマナーとして、会社を設立したら挨拶状は出したほうが良いでしょう。これまで以上に人間関係を大切にしていくことでアドバイスをくれたり、人を紹介してくれたりと助けてくれる場合もあります。

今後も関係を良好に保ち、どんな事業を行っているかを伝えておけば、送った相手が困ったときに自分のサービスを思い出して連絡をくれるかもしれません。それでは実際に何を書いたら良いのでしょうか。

最低でも「会社名」「事業内容」「社長の紹介」「本店住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」の7点です。また、この他に会社のアピールポイントや設立の抱負を盛り込むのも良いです。

もちろんお店を持たない場合、本店住所は不要ですので必要なものを記載しましょう。すでにホームページを用意しているようならそのアドレスやQRコードを記載しても良いでしょう。

 

会社設立の挨拶状は誰に出せば良い?

それでは挨拶状は一体誰に出せば良いのでしょうか。一般的に送る相手としてはプライベートで付き合いのある友人、今までの職歴でお世話になった同僚や上司、開業にあたりサポートしてくれた人たち、親族です。

もちろんすでにお客様候補がいる、という場合にはそう行った人たちにもお送りして良いかと思います。送る相手のポイントはこれからお客様になってくれそうな人や会社だけでなく、これまでにお世話になった方々に広く送ることです。

挨拶状はとても強力な営業ツールになり得ますのでなるべく多くの人に送れると良いでしょう。

 

開業の挨拶状を出すタイミングはいつが良い?

挨拶状ができたらいよいよ送りますが、いつ頃出すのが良いのでしょうか。発送のタイミングはいくつかあるようで、独立や会社の設立の1ヶ月前には相手に届くようにしておく、という説と営業日の1週間前に届くようにする、という説があるようです。

両者に共通していることは必ず、営業日の前に送り先の手元に届いているようにする、ということです。独立や会社の設立の準備はしっかりと計画を立てておかないと予期せぬことが起こりがちです。

会社を設立しました、という過去形での挨拶では受け取ったときに印象が悪くなる可能性もありますので、あらかじめ少なくとも営業日の1週間前に届くようにスケジュールを立てておきましょう。1ヶ月前と1週間前のどちらが良いか、という疑問ですが、これは出す相手に関わってくることかと思います。

取引先や関係者には1ヶ月前に出しておいたほうが良いかと思います。これは1ヶ月前に出すことによって、設立のアドバイスをもらえたり、人を紹介してもらえる可能性があるからです。もちろんそれを期待しすぎてもいけませんが、1週間前にアドバイスをもらっても、もう間に合わないということも出てきてしまうでしょう。

1週間前に出す相手はお客様になるのではないでしょうか。あまり早く宣伝しても忘れてしまうかもしれませんし、1週間先ならちょうど良い機会だから行ってみようか、ということになりやすいのではと思います。

 

会社を設立したばかりではお客様がたくさんいるということはあまりないかと思います。まずは設立した会社の印象を良くしていくことで今後の取引成立につなげていくことが大切です。

せっかく設立する会社ですので、しっかりと守り、大きくしていくために挨拶状を出すことで人間関係を大切にしていきましょう。会社設立の挨拶状を出せるのは会社を設立したタイミングしかありませんので、この機会を逃さずに活用しましょう。

熱意が伝わればお客様が来てくれたり、あなたを助けてくれる人が出て来たりすることと思います。

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